「退職代行サービスを使われてしまったが、全く対処の仕方がわからない」
「退職代行を使われてしまっても拒否することはできる？」
この記事では、退職代行サービスが使われた時に不利益となる対応例や行うべき手順について解説します。「自分の企業は関係ない・・・」と他人事とするのではなく、どこの企業にもあり得ることなのでしっかり最後まで読んでくださいね。
退職代行サービスとは？
退職代行とは、正社員やアルバイト・パート勤務の方が会社を退職したいと考えた場合に、労働者に第３社が代わって退職処理を行ってくれるサービスのことを指します。
最近では、即日退社や無料の転職サポートなど充実した支援が提供されています。認知が進みつつある退職代行サービスを使って退職をする人も増えてきています。
そのような背景の中で、退職代行サービスが使われた時の手順や対策について詳しく見ていきましょう。
退職代行を使われた時に会社側が不利益になる対応例
退職代行を使われた時に会社側が不利益になる対応例について解説します。
- 退職届を受理しない
- 退職代行からの連絡を無視する
- 本人に直接連絡を取ろうとする
それでは一つずつ確認していきましょう。
対応例①：退職届を受理しない
退職届を受理しないと法律違反になるので絶対にやめましょう。
「民法627条1項」にて労働者の退職の自由について、以下のように保証されています。
当事者が雇用の期間を定めなかったときは、各当事者は、いつでも解約の申し入れをすることができる。この場合において、雇用は、解約の申し入れの日から２週間を経ることによって終了する。
対応例②：退職代行からの連絡を無視する
無視したところで、退職代行からのメールや電話での連絡が途絶えることはないのでやめましょう。また、弁護士が対応する退職代行サービスの場合だと訴訟にまで発展する可能性があります。
退職代行からの連絡には潔く対応することが大切です。
対応例③：本人に直接連絡を取ろうとする
退職代行サービスを通じて退職の意思表示がされたとしても、従業員自身が退職の意思表示をした場合と同様、基本的に退職は無効になりません。そのため、「本人から直接連絡がないと認めない！」と断固拒否したところで意味がありません。
ちなみに、退職代行サービス「弁護士法人みやびの退職代行サービス」では、会社から連絡が来るか？という質問に対して以下のように回答しています。
会社側への通達時に、ご本人には連絡しないようにお伝えしているのでほとんどの会社が、本人に連絡することはありません。
連絡を取りたくないと拒否されているのに、本人に連絡を取ろうとすることは状況を悪化させるだけなのでやめましょう。
退職代行サービスを使われたときに会社が行うべきこと
退職代行サービスを使われたときに会社が行うべきことを手順を追って見ていきましょう。
- 事実確認
- 本人による退職届の作成依頼
- 退職の承認
- 離職票などの書類手配
- 貸出品などの返却を依頼
それでは一つずつ確認していきます。
対応①：事実確認
まず、退職代行サービスが使われた時点で事実確認が必要となります。事実確認は「本人確認」「正当な退職代行サービスなのか」が主となります。万が一、イタズラの可能性があるかもしれませんが、その可能性は極めて低いと言えます。
対応②：本人による退職届の作成依頼
事実確認がとれたところで、退職代行サービスに折り返し連絡し、本人による退職届の作成を依頼しましょう。間もなく郵送により退職届が届きます。
対応③：退職の承認
退職届が送られてきたら、速やかに退職の承認を行いましょう。ここで時間を取ってしまうと退職代行からの連絡の嵐です。言いたいことをグッと我慢して迅速に対応しましょう。
対応④：離職票などの書類手配
離職票や源泉徴収票に関しては、退職届の処理が無事に完了すれば対応するように連絡が来る可能性があります。こちらの書類手配に関しても郵送で対応します。
対応⑤：貸出品などの返却を依頼
もし、社員証や保険証やパソコンなど会社のもので貸しているものがあれば返却を依頼するようにしましょう。ここでも退職代行サービスを通じて連絡する必要があります。
これにて、退職の手続きは完了となります。
退職代行を使われた後に企業が対応すべきこと
退職代行を使われた後に企業が対応すべきことは以下の通りです。
- 引き継ぎを考える
- なぜ退職代行を使われたのか考え対策する
二度と退職代行を使われないように対策をしましょう。それでは解説します。
対応すべきこと①：引き継ぎを考える
例えば、大きな取引先の担当者や属人化している人が急に辞めることになれば、社内だけでなく取引先にも迷惑がかかる可能性があります。その場合は、早急に穴埋めや引き継ぎを考える必要があります。後任が決まるまでは、ある程度案件を把握している上司が担当すると良いでしょう。
ここで注意点としては、ただ押し付けるのではなく引き継ぐ側の負担も考えるようにしてください。なるべく早めに代わりの人員を確保するようにして、他の従業員に負担をかける期間は最小限に抑えましょう。
対応すべきこと②：なぜ退職代行を使われたのか考え対策する
なぜ退職代行を使われてしまったのか根本的に改善する必要があります。退職代行を利用するということは、直接退職することを言える環境や精神状態ではなかったということです。
退職した従業員の周辺でパワハラやセクハラ、過重労働、残業代の未払いなどはなかったかなど確認する事項はたくさんあります。大切な他の従業員も辞めてしまうことにならないためにも早急な対策が必要です。
まとめ：退職代行を使われた会社は速やかに対処しよう
今回、退職代行サービスが使われた場合にどう対処したら良いのか解説してきました。退職代行が使われた場合には、以下のように対応していきましょう。
- 事実確認
- 本人による退職届の作成依頼
- 退職の承認
- 離職票などの書類手配
- 貸出品などの返却を依頼
速やかに対応することが、企業の評価を下げるのを防ぐことにもつながります。使われた後の改善についても企業全体で考えるようにしましょう。