就活生のみなさんにとって、不慣れなものの1つが「電話応対」ですよね。
家族や友人、バイト先との電話とは違い、突然「株式会社○○の△△と申します」と電話がかかってくると、一気に緊張しますね。
焦ってしまい、自分が名乗ることも、相手の名前をメモすることも忘れてしまった・・・・。そんな失敗をしていませんか？
この記事では、就職活動における電話応対にお困りのみなさんに、今さら聞けない、電話応対マナーの基本中の基本をお伝えしましょう！
就活中は「非通知」でも出た方がよい！
就活中の電話応対の基本の考え方は「チャンスを逃さない！」です。
電話を受けることができなければ、チャンスは巡ってきません。説明会や面接など、イベント招待の電話の場合、早く繋がった人から早い日程を予約できると考えた方がいいです。
そう考えると電話の繋がる、繋がらないは就活のスケジュールにおいてとても重要ですね。そのためのポイントをお伝えしていきます。
1つ目に大切なのは「相手が非通知でも出た方がよい」ということ。企業から社員が電話する際、その後学生から個人的な問い合わせを受けるのを避けるために、非通知でかけてくることがあります。
一般的には、非通知は怪しいので出ない方も多いですが、就職活動の時に限っては、少しそのハードルを下げましょう。
非通知であっても、まずは出てみて、万が一、変な電話、怪しいセールスであれば、すぐ切ればよいのです。
企業からの電話だったのに取らなかったときの方が、リスクが高いですよね。
留守電の機能は必ずつけよう！
チャンスを逃さないための2つ目のポイントは「留守番電話機能をつける」です。万が一、着信をとれなかったとき、メッセージが残っていないと、どこの誰たがわからず、折り返しをするのが不安ですよね。
そんな理由で折り返しをしない人もいるかもしれません。留守電に企業名や要件が入っていたら、その分心構えや準備をして折り返しができますよね。また、折り返しの優先順位も立てやすいです。
スマートフォンには2種類の留守番電話機能があります。
本体の留守番電話機能と電話回線の留守番電話機能です。本体は、機種によってないものもあります。こちらは常に機能をオンにしておきましょう。
電話回線は、本体の電源が切れていた時に、電話会社側にメッセージが残されます。
こちらは有料であることが多いです。就職活動中は、説明会や選考の際に、スマートフォンの電源を切ることもあります。ですので、有料であっても、電話回線の留守番電話機能も契約しておいた方が安心です。
出られなかったら必ず折り返しを！
さて、電話を受けるにあたり、就活生のみなさんが疑問に思っていることがあるでしょう。それは、「折り返しをすべきかどうか」です。
知らない番号だし、非通知同様不安ですよね。しかし、就職活動においては、100％折り返しをした方がよいです。
あなたと連絡が取れないことで、企業の方も困ってしまいますし、あまりにも繋がらないようであれば、「次の学生にするか。」と見限られてしまうかもしれません。
相手が出られなくても折り返しの形跡を残しておけば、相手に、あなたが連絡をとりたいと思っていることが伝わります。
電話に出るときは「もしもし」ではなく「はい、○○です」
ここまでで、企業からの電話に確実に反応できる準備ができたら、次は、実際の応対の仕方です。まずドキドキするのが第一声ですよね。
社会人との電話では、「もしもし」はNGです。「はい、○○（名字）です。」と言いましょう。相手が名乗り、どこの企業かわかれば改めて「○○大学の○○です。」と伝えるといいですね。
第一声は、第一印象。あなたのイメージがそれで決まります。どれだけ疲れていても、どれだけ寝起きであっても、スイッチをオンにしてから電話に出ましょう！
電話に出るときは、深呼吸して、不安であれば発声をしてから応答するようにしましょう。企業の方に、「あ、今かけてはだめだったかな。」と気を遣わせてしまってはいけません。
「お世話になっております」が歯がゆければ「こんにちは」でＯＫ
さぁ、名乗った次に困るのが、「お世話になっております。」ではないでしょうか。社会人は「いつもお世話になっております。」が常套句。
でも、学生のみなさんは言い慣れていないですよね。違和感を感じながら、使っている方もいるのではないでしょうか。
また、「お世話になります。」が苦手だったり、バイトのクセが出てしまって、「お疲れ様です。」と言ってしまう人もいるかもしれません。
まず、「お疲れ様です。」は同じ組織の身内同士の言葉なので、ＮＧ。「お世話になっております。」が言いづらければ、「おはようございます。」「こんにちは。」「こんばんは。」が無難です。
ここでは、きちんと挨拶できる人であること、元気に明るく話せる人であることをアピールしましょう。
電話と切るときは「失礼いたします」
出だしでアピールが完了し、要件の話が終わったら、最後は終話です。家族や友人では「はーい。じゃあねー。」で電話を切るパターンもありますが、相手が社会人の場合は違います。
「では、失礼いたします。」と言って電話を切りましょう。大半の企業の方も、「失礼いたします。」と言います。
そうしたら、相手が先に電話を切るのを待ちましょう。目上の人から切るのが礼儀です。しかし同時に、企業の方もあなたが電話を切るのを待っている場合があります。企業にとってあなたもお客様だからです。そうすると、互いに相手が電話を切るのを待つ時間がずっと続いてしまいますね（笑）。
2秒ほど待って、相手が切らないようであれば、こちらから切っても失礼ではありません。そっと終話ボタンを押しましょう。
また、電話を切るまでの間に気を付けたいのが、発言です。
一人の時でも、緊張した電話が終わったからといって、ため息をついたりすると相手に聞こえていることもあります。
友人などと一緒のときに、「○○社から連絡きたわー。」と報告してしまったら、相手に聞こえてしまうかもしれません。きちんと相手、またはこちらが電話を切って、完全に通話が終わっていることを確認してから、ご自身をオフモードにしましょう。
電話に出る際は必ずメモを！
不意に電話がかかってくると、焦ってしまい、応対に必死で、企業名や、招待されたイベントの日時なと、メモを取り忘れてさらに大惨事になることがあります。
どんな時も、外出先でも、電話がかかってきたら、必ずメモを取って聞くようにしましょう。もし、急いで電話にでてしまい、メモを取る環境がない時は、「メモをとるのでお待ちいただいてもよろしいでしょうか。」と言って、体制を整え直しましょう。
紙とペンでなくても、イヤホンマイクがあれば、話しながら、スマートフォンでメモをとることができます。記憶は有限。少し焦った瞬間に忘れてしまうものです。大事な電話でメモを忘れないように、日常の電話からクセを付けておきたいですね。
まとめ：落ち着いた対応で好印象を！
いかがでしたか？慣れない電話応対で、焦ってしまい、早口になったり挙動不審になったりしまうことはよくあること。これを読んでいるみなさんは、ここまでのポイントを理解し、落ち着いて、大人らしく、社会人らしい電話の応対を心掛けましょう。
たかが電話、されど電話です。この1本の電話で企業からのあなたの印象が大きく変わるとしたら・・・・。丁寧にしない手はないですよね！
心配な方は、家族や友人、あるいは社会人の先輩などと練習をしてみましょう。元気で快活な応答ができるようになれば、あなたの印象はプラスです。ぜひ、電話応対も抜かりない就職活動を行ってください。