就活で企業から来たメールにどう返信するべきか・・・。困ったことはありませんか？今や、家族の連絡も、バイトの連絡も、大学の教授との連絡も、LINEでできる時代。あまり経験のないメールでのやりとりに困惑する方も多いはず。
「自分は大丈夫」と困っていない方。実は無意識のうちに、配慮不足により、相手にマイナスイメージを与えしまっているかもしれません。ここでは、就職活動で慣れないメールのやりとりをされるみなさんに、最低限気を付けたい6つのメールマナーについてご紹介します。
メールの基本！アドレスは就活仕様のものを！
まず、メールの送受信の前に、確認したいのはアドレスです。各企業のマイページ登録には必ずアドレスが必要となります。選考の連絡や社員の方とのやりとりをする際に表示される大事な情報です。それにも関わらず、これまで使っていたGmailなどフリーアドレスをそのまま使っている人も一定数いるようです。中には、好きなアイドルの名前や、付き合っている人の名前と誕生日、または自分のニックネームをつけたアドレスになっているケースも。
就職活動はオフィシャルの場です。メールアドレスで、相手に「なんて子なんだろう。」と思われるよりも、無難なアドレスを1つ作ってから就活を始めましょう。
一度就活を始めてしまい、サイトに登録を始めてしまうと、途中でアドレスを変えることがとても面倒になってしまいます。アドレスは、就職活動の最初に見なおすことをお勧めします。
大学からアドレスが付与されている方は、そのアドレスを使ってもいいでしょう。ポジティブな印象につなげることはできませんが、ネガティブな印象に付けないための配慮です。
送信の時間帯には十分配慮を！
さて、次に気を付けたいのは、送信の時間です。メールは基本的には24時間使えるツールです。
就職活動だけでなく、学校の授業、研究、アルバイトで多忙のみなさん。やっと就職活動のメールを確認したり、情報収集をして、メールを送信できる時間が深夜になることもあるでしょう。
送信の準備ができたら、すぐ送信ボタンを押したい気持ち、よくわかります。ですが、少し手を止めてください。企業の方が翌朝メールを確認したときに、あなたからのメールの受信時間をみて「どんな生活をしている人なんだろう。」と疑問に思わないでしょうか。
些細なことかもしれませんが、「余計なマイナス点」を作らないのが、メール対応の鉄則。今すぐ送信した気持ちを抑え、いったん保存して、翌朝送りましょう。
大学生は朝が弱い方が多い中で、9時や10時頃のメールを送ると、深夜と比べ、好印象につながります。メーラーにタイマー機能が付いている場合は、それを活用してもよいでしょう。
署名には相手への思いやりを
メールの送信の際、必ず毎回入れたいのが、署名です。テキストで名前毎回書くのではなく、きちんと署名として登録しておくと楽です。
署名には、大学名、所属学部、名前（読み仮名）、電話番号、メールアドレスを情報として記載します。さらに、華美でない装飾をつけて、素敵な署名を作りましょう。ラインの装飾は、インターネットで検索するとたくさん出てきます。
署名は、企業の方にあなたのことを知ってもらうツールでもあります。他の就活生がやっていない、しっかりした署名を入れたメールを受けっとったら、企業の方もたくさんのメールを飛ばし読みする手を止めて、あなたのメールをしっかり確認するでしょう。
さらに、あなたが心配りができる人であることが伝わるチャンスを作る可能性もあります。もし、企業の方が、メール内容を確認してあなたに電話しようとするとき、必要な情報が全てそこに書いてあるため、マイページサイトで検索する手間を省くことができます。そのような小さい配慮の一つ一つが、あなたの良さをアピールするチャンスです。
特に、エントリー数が少なく、人事の社員の方と直接やりとりする機会の多い企業においては、ここであなたがしっかりした人であることをアピールしましょう！
件名は要件をわかりやすく
ここまで、個別のメールの送受信の前の、基礎となる部分についてお伝えしました。ここから、個別の配慮事項についてお伝えします。
まず工夫したいのが、件名です。
企業から指定されていれば、必ずそれに従うようにしましょう。もし、指定のない場合は、自分で工夫が必要です。要件が分かりやすいようにシンプルに書きましょう。
例えば「○○大学の○○です」では要件が伝わりません。冒頭に【御礼】【ご質問】【ご回答】など、要件が大まかに何なのかを示します。
その後、「○○について」と要件の概要を記載しましょう。
本文はシンプルに読みやすく
件名の次に本文を書くにあたり配慮したいのは、内容のわかりやすさです。
文章で長々と書くことにより、言いたいことや質問の内容が分かりづらくなっていないでしょうか。1文は30文字前後が理想です。長くなってしまう場合には1文を2文に分けましょう。
また、箇条書きの方が分かりやすい場合は、積極的に使ってください。ＯＢ訪問の約束をする際にも、「7月28日水曜日の午後1時にＡＢＣビル15階で」と書くよりも「以下の通り面談をお願いします。【日時】7月28日水曜日午後1時【場所】ＡＢＣビル15階」とした方が分かりやすいです。
また、たくさんのことを伝えたい場合は、小見出しを付けたり、段落の間に一行改行を入れておくなどするとよいです。いったん書き終わったら、客観的な視点になり、最初から読み返して推敲しましょう。自身がなければ、誰か他の人に見てもらうのも手です。
要件プラスαの言葉を添えよう
もし、あなたが、メールでの対応を企業の方からの好印象に繋げたいと思ったら・・・・。本文に気持ちを添えましょう。ただ、要件のみを記載するのでは、あなたの印象は変わりません。メールの中に、相手への配慮や、ポジティブさや、志望度の高さが伝わるようなフレーズを入れましょう。
例えば、相手への配慮であれば、「ご多用のところ、ご対応くださりありがとうございます。」など。
ポジティブさでは、「このような貴重な機会をいただけましたこと、大変嬉しく思います。」など。志望度の高さについては、「貴社の社員の方とお話させていただき、～な点から、貴社で働きたいという想いがより一層強くなりました。」などです。
ただの「ご連絡ありがとうございます。いただいたご連絡内容について承知いたしました。」だけでは、何も伝わらないですね。あなたの人間味を伝えるチャンスとして、メール表現などは、レパートリーを多く持っておいた方が良いです。
思わぬところでマイナスイメージがつかないよう気を付けよう！
冒頭からお伝えしているとおり、メールマナーでポジティブな印象につなげるのはまれです。
なぜなら企業は、大量の就活生からのメールを確認しており、1通ごとに丁寧に対応できないことの方が多いからです。メールマナーは、どちらかと言えば、配慮が足りなかったことで、企業から余計なネガティブ印象、先入観を持たれることを防ぐためにやっていることを理解しましょう。
主な注意点は、アドレス、時間帯、署名など、メールの内容以前のところです。それがしっかりできたら、メールの件名や内容の推敲ができるとよいですね。そのためにも、メールを企業に送る際には、冷静に対応できる環境で、しっかり時間に余裕をもって対応しましょう。