一般事務の仕事内容や必要なスキルについて改めて学習しながら、スキルアップをするにはどうしたらいいのか悩むことがあるかもしれません。どのような仕事なのか、どうしたら効率よくなるのか、本を読みながらスキルアップに繋げましょう。
おすすめの事務関連の本を紹介します。
事務職・オフィスワークの仕事内容とは
事務職・オフィスワークは、主に次の仕事を行います。
仕事内容
- 書類の作成・印刷・ファイリング
- データ入力
- 電話応対・来客応対
- 郵便物・荷物の発送、配布
- 備品の管理・発注
それぞれについて解説します。
書類の作成・印刷・ファイリング
事務職のメインとも言える業務です。部署によって扱う書類が異なりますが主に次のような書類を管理します。
- 見積書
- 請求書
- 契約書
専門知識が必要になることは少ないです。基本的に、Excel・Wordが使えれば問題ありません。書類作成の基本は、フォーマットに合わせて文字を入力したり修正したりすることです。
また、印刷した書類などを日付け・案件別に整理してバインダーなどにまとめる作業がファイリングになります。コツコツと黙々とした作業が好きな人に向いています。
データ入力
事務職のメイン業務とも言えるもう一つの業務がデータ入力です。
- 伝票
- FAXで送られた資料・書類
- 会議音声データの書き起こし
決められたフォーマットに従いパソコンに入力する作業をしていきます。Excelの表を埋めていくこともあれば、別のフォーマットに書き換えたり、ソフトウェアに書きこんだりする作業などもあります。
未経験者でもすぐに取り組めます。正確に素早くタイピングができれば即戦力として活躍できます。タイピングは練習をすれば速くなるので、「苦手意識」を捨てて挑戦しましょう。
電話応対・来客応対
電話応対や来客応対も事務職の業務です。
- 取引先やお客様からの電話に対応する
- 担当者へ電話を取り次ぐ
- お茶汲み
自分が回答できる内容であれば取り次がずに、そのまますぐに回答をするパターンもあります。電話応対や来客応対は基本マナーを理解していれば問題ありません。慌てず落ち着いて、丁寧にお客様や取引先へ接することを心がけましょう。
郵便物や荷物の発送・配布
会社に届いた郵便物や荷物を社員に届ける作業もあります。小さい会社であれば、各々が受け取るパターンもあるかもしれませんが、一般的には事務の方が代表をして受け取り、社員さんへ渡します。また発送もまとめて郵便局に持ち込むなどすれば問題ないので、簡単にできます。送り先など細かいチェックを忘れずに行えばミスは未然に防げます。
備品の管理・発注
仕事をしている上で必要になる事務用品などの発注業務があります。
- ボールペン
- クリアファイル
- コピー用紙
社員が使う備品の管理・発注業務も担当し、オフィス内で使用する備品が足りなくなったら補充し、またちゃんと定期的に数が足りているかを確認します。企業などによって発注方法は異なりますが、一般的にはWebサイトで必要なものを発注する方法で補充します。
一般事務のメリット・デメリット
事務職のメリットとデメリットについて確認しましょう。
メリット
事務職のメリットは次の3点が挙げられます。
- 未経験でも始めやすい
- 事務業務やパソコンのスキルが基礎から身につく
- 就業時間が定まっており、プライベートと両立しやすい
それぞれについて解説します。
メリット①未経験でも始めやすい
未経験者でも採用しているケースが多いです。専門的な知識・高度な技術が不要なため、事務職の仕事をしたことがない人にとってもチャレンジしやすい仕事です。
メリット②事務業務やパソコンのスキルが基礎から身につく
パソコンソフトのスキルやビジネスマナーなど、業務を遂行しているうちに身につきます。基礎から、実際に使えるスキルとして着実に身につきます。一般事務の業務を効率的に処理できるようになるので、転職を考える時のキャリア形成する時に役立ちます。
メリット③就業時間が定まっており、プライベートと両立しやすい
一般的に、ルーティンワークのため、就業時間が定まっているケースが多くあります。そのため、余程のことがなければ残業が少ない傾向があります。プライベートと両立しやすいため、自分の夢に向かって時間を使えるので、ワークライフバランスを考えた働き方ができます。
デメリット
事務職のデメリットについては次の2点が挙げられます。
- 仕事が地道なルーティンワーク
- 自分の努力が見えにくい
それぞれについて解説します。
デメリット①仕事が地道なルーティンワーク
ルーティンワークのため、日々同じ業務をこなす必要があります。自分の意見を発信したり、クリエイティブな仕事に携わりたいと考えていたりする場合、物足りない可能性があります。地道な作業を淡々とこなしていくことが得意な人に向いています。
デメリット②自分の努力が見えにくい
「当たり前の仕事ばかりを頼まれる」と気付いた瞬間に、自分の努力が見えにくい傾向があります。そのため、会社員からの評価に繋がりにくく、物足りなさを感じるかもしれません。一般事務職の方がいるから、会社が成り立つため、縁の下の力持ちとして頑張れる人に向いています。
おすすめの事務職関連の本
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まとめ：事務関連の本でオフィスワークのスキルを上げよう
一般事務に限らず、どんな企業でも「事務」は必要となります。未経験でも挑戦できる事務職の仕事は、基本的なビジネスマナーやスキルを自然と身につけられるので、キャリアアップなども繋がる可能性があります。
本などを読みながらスキルアップしていきましょう。