【2023最新版】おすすめのビジネス文書7選！情報伝達と意思確認

ビジネス文書は、書き方のポイントを押さえれば社内外での信頼を得られます。ルールなどをまもった上で、正しく情報伝達ができるようにビジネス文書を作成しましょう。

今回は、ビジネス文書についてを簡単に解説し、おすすめのビジネス文書を学べる本を紹介します。

ビジネス文書とは

ビジネス文章は、ビジネスにおいて「情報伝達」「意思確認」のために作成されます。正しく文章化されることで、記録としての誤解・トラブルを避けられます。また、証拠としても活用できます。ビジネス上の用件を伝えた上で、伝えたか・伝えていないかという問題を避けられます。

上記の3種類があります。それぞれについて解説します。

種類①：社内文書

上記のものが社内文書に当たります。社内で情報伝達を確実に行うために必要です。

種類②：社外文書

上記のものが社外文書に当たります。受信者を尊重した礼儀正しい文書にしなくてはいけません。

種類③：社交文書

上記のものが社交文書です。お祝いやお悔やみの気持ちを伝える場合もあるため、格式を守る必要があります。

ビジネス文書の書き方

ビジネス文書は、次のポイントを押さえておきましょう。

それぞれについて解説します。

ポイント①：読み手の立場になる

ビジネス文書を書く上で、「誰に向けて」書く文章なのかを押さえておきましょう。人に伝えるためのものが文書なので、情報に誤りがないことを含め、伝達先の相手の背景・関係をわきまえて、礼に尽くした表現をしましょう。

つまり、ビジネス文書の目的を念頭においた上で、読む相手の立場になって作成しましょう。相手の状況・関心度・伝えたい案件（知識・理解度）を踏まえて構成や長さを考えることが大切です。

ポイント②：結論・最重要の内容を最初に明記する

ビジネス文書は、結論を最初に書くことが基本です。先に結論を知ることで、文書を読む必要があるか判断ができます。結論を踏まえた上で、経緯・原因などを読むと理解度も高まります。多忙な相手には特に、簡潔な内容の文書にしましょう。判断・アクションも素早く対応してもらえます。

ポイント③：シンプルでわかりやすく

シンプルで簡潔な文章は、内容を理解しやすい傾向があります。伝えたい情報を正確に伝えられる魅力もあります。一文を短く区切るようにしましょう。修飾語や比喩などは不必要です。シンプルになるよう、余計な要素を削ぎ落しながら見やすく分かりやすい文書を作成しましょう。

ポイント④：1つの文書に1つの要件が原則

一つの文書の中に複数の用件が含まれると、正しく伝わりません。そのため、一つの文書に一つの用件にしましょう。一見みて、どの文書なのかが伝わるように用件を絞ることが大切です。

ポイント⑤：5W3Hを意識する

5W3Hを意識することも大切です。

相手に正確に伝えられます。必要事項がそろっているか、抜け漏れがないかの確認ができます。5W3Hを意識して文章の構成をしましょう。

ポイント⑥：事実と意見を区別する

正確に情報を伝えるためには、「事実」と「意見」を正しく分けましょう。判断をする時に「事実」が必要となり、改善策を検討する時には「意見」が必要となります。相手の立場や状況によって、事実や意見のどちらが必要となるかが異なりますが、求められている情報が何かを把握した上で提示しましょう。

ビジネス文書のちょっとしたコツ

ビジネス文書では、ちょっとしたコツも活用すると良いです。

それぞれについて解説します。

コツ①：一文は短く段落を分ける

一文は5～60字以内に収めましょう。ぎっしり詰め込まれた文章は読む気がなくなってしまいます。数行で段落を分けると、まとまりで文章の内容を理解しやすくなります。行頭を1字下げるなどの余白もつけるとより良いでしょう。

コツ②：箇条書きを活用する

要素が複数ある時は、箇条書きを活用する方が視覚的に理解しやすい傾向があります。伝えたいことが簡潔に伝わるのでおすすめです。箇条書きで必要なことを書き並べることで、抜け落ちた物事がないかの確認ができます。頭の中を整理ながら書けます。

コツ③：数字・具体例を用いる

ビジネス文書は正確性・具体性が必要です。金額や日時・数量など客観的な数字で伝えることが重要となります。あいまいな表現では人によって受け取り方が異なります。例えば、「前年比35%アップ」など数字を使って、誤解を防ぎましょう。

コツ④：文体・言葉遣いの統一

文体・言葉遣いがそろっていないと信頼感を損ねる可能性があります。社内用語や業界用語などを多用することで読み手にわかりにくくなっていないか確認しながら文書を作成しましょう。また、正しい敬語を用いることも基本です。社会人としての常識を疑われる可能性もあります。

コツ⑤：A4書類1枚に収まるように心がける

ビジネス文書は1枚に収まるように心がけましょう。フレームを決めて1枚に収まるように必要な情報だけを記載しましょう。収まらない時は、別紙とわけてページ番号を付与することがポイントです。

おすすめのビジネス文書を学ぶ本

おすすめのビジネス文書を学べるおすすめの本を紹介します。

入社1年目 ビジネス文書の教科書

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ビジネス文書の基礎技術—実例でわかる「伝わる文章」のしくみ

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「文章術のベストセラー100冊」のポイントを1冊にまとめてみた。

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速効メソッド ITエンジニアのためのビジネス文書作成術

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まとめ：ビジネス文書のスキルを身につけて仕事に活かそう！

ビジネス文書は正確な情報伝達を行う必要があります。結果、ビジネスを円滑に進められるのでとても重要なスキルとも言えます。社外文書については、会社・企業のイメージを左右する可能性もあります。

そのため、本などからビジネス文書の書き方をしっかり勉強しましょう。