Word・Excel・PowerPointを知ったつもりで効率よく使えていない人は損をしています。
時代が進むと共に、新機能が搭載されていることもあったり、便利に操作ができるようになっていたりしているので、新しい情報を仕入れることは大切です。今回は、おすすめのWord・Excel・PowerPointを学べる本を紹介します。
Word（ワード）とは？
Wordは、文章作成ソフトです。資料作成する上で、便利な機能を数多く兼ね揃えています。作成した文書ファイルを印刷することも可能です。文章作成をするのであれば、メモ帳やテキストエディタなどでもできますが、具体的にどのようなメリットがあるのか解説します。
Wordを活用するメリット
Wordのメリットは、次の通りです。
- 文書作成に適したツール
- 見出しの作成が可能
- 豊富な文書テンプレートが用意されている
- 校閲を行いやすい機能を備えている
文書作成に適したツール
文章を作成する時の装飾やレイアウトを綺麗にまとめられるメリットがあります。目次挿入機能が差し込み文書機能が備わっています。長文を作成する時に、全体を把握できる点も魅力的です。
また、作成した通りに印刷できます。印刷プレビュー画面があるので、印刷前に作成した文書資料を確認できます。プレビューで違和感を感じた時点で修正ができる点も魅力的です。
見出しの作成が可能
見出し作成機能があります。見出しが適切に作成した場合、目次も自動的に作られます。社外に発表する技術論文・報告書を作成する時に重宝します。見やすいレイアウトになるという点にも繋がります。
豊富な文書テンプレートが用意されている
テンプレートが豊富に用意されています。一から作り出すことが手間だと感じている人にとって助かる機能です。検索候補には、「ビジネス」「カード」「チラシ」などもっと多くの候補があります。用途にあった文書テンプレートを検索して使用しましょう。
校閲を行いやすい機能を備えている
文章の添削コメント・変更なども分かりやすくまとめた機能があります。この機能により、変更の見落としなどが少なくなりました。
おすすめのWordを学べる本
おすすめの本を紹介します。
Wordで作る技術文書作成のトリセツ
普段Wordを使ってマニュアルや仕様書などの技術文書を作っている方々、ビジネスや公務で実用文書を作っている方々をおもな対象として、文書作成の生産性を個人としてまた組織として上げるための具体的な方法を説明するとともに、読みやすくわかりやすい文書にするための具体的なノウハウも含めて、文書作成に必要なWord機能を多くの図版と共に解説しています。
Word[最強]時短仕事術 成果を出す! 仕事が速い人のテクニック
文字情報を素早く入力するワザ、表や画像を思い通りに配置するテクニック、印刷を狙い通りに行うポイント、設定やドキュメントのカスタマイズ方法などわかりやすく解説。そして、Wordを使っているときに沸き起こる、「こうしたいができない」「こうしたくないんだがこうなる」というようなミスやイライラを解消していきます。これ1冊で、Wordの“最強時短仕事術”をマスターしましょう。
Excel（エクセル）とは？
Excelは、「表計算ソフト」です。入力された数値データをもとに、計算・表の作成・グラフの作成が行えます。行を数値・列をアルファベットで表現しています。1つのマス目のことを「セル」と呼び、セルを方眼紙のように並べた形のものがエクセルであると言えます。
Excelのメリット
Excelのメリットは次の点が挙げられます。
- 処理が速い
- 便利な関数が多い
- データの変更に強い
- 重要な箇所の文字やセルに色を設定できる
- 図形の作成や画像の追加ができる
- グラフを作成できる
処理が速い
Excelは、処理が早く・計算式を入力し、Enterを押すことで即時に計算結果を表示できます。処理が早いため、効率よく仕事を進められます。
便利な関数が多い
関数という機能があり、数百近くもの関数があります。セルに「＝（イコール）」を入力した後に関数名を入力し、（）内に必要な情報を入力しEnterを押すことで、関数が実行されます。
データの変更に強い
関数・計算式で結果を出した時に、データの数値が間違っている場合があります。この時に、間違った数値を修正すると計算式の結果・関数が自動的に修正されます。データ変更に強い点が魅力的です。
重要な箇所の文字やセルに色を設定できる
選択した箇所の数値・文字に色をつけられます。競る単体に色設定をすることも可能なので、強調したい部分を明確にでき、資料として活用する時に見やすくできる魅力があります。
図形の作成や画像の追加ができる
Excel内の挿入には、図・グラフ・リンク・コメントなどが可能です。資料を分かりやすくできるための機能が備えられています。表の上に吹き出しの図形をつけることもできるので、より見やすいレイアウトにできます。
グラフを作成できる
グラフ作成が簡単に行えます。グラフは縦棒グラフ・横棒グラフ・折れ線グラフ・散布図・円グラフなどが作成できます。使用用途に応じてグラフを使い分けられるメリットがあります。
Excelを学ぶのにおすすめの本
おすすめの本を紹介します。
Excelパワークエリ データ収集・整形を自由自在にする本
コーディングが不要で誰にでも取り組みやすいパワークエリを使って、前作業の手間を解消し、データフォーマット変換の自動化を実現します。パワークエリによるデータの取り込み
と前処理に焦点をあてて深堀りします。
Excelの本当に正しい使い方
「正しい知識」と「正しい使い方」を解説する入門書です。小手先のテクニックを覚えるのではなく、根本から理解してExcelを活用できてこそ、“本物のスキル”といえます。初心者はもちろん、普段からExcelを使っているベテランにも「再入門」していただきたい1冊です。
PowerPoint（パワーポイント）とは？
PowerPointは、「プレゼンテーション用ソフト」です。プレゼンテーションを実施する時に資料として画面に表示できます。プレゼンテーション資料を作成する機能・プレゼンテーションを実施し資料を表示する機能があります。会議や大切なプレゼンを行う時に大活躍です。
PowerPointのメリット
PowerPointのメリットは次の点が挙げられます。
- 会議を行うときに資料を画面に表示できる
- プレゼンテーション発表するときの補助機能が備わっている
- 数値結果をグラフや表で表現することができる
- 見栄えをよくするための補助機能が搭載されている
それぞれについて解説します。
会議を行うときに資料を画面に表示できる
発表時に資料がある方が記憶に残りやすい傾向があります。重要な文章を強調すること、図で印象を残すこと、図・アニメーションを追加したスライドショーは、印象深く残ります。効果的な図の挿入・アニメーションの使い方を覚えるようにしましょう。
プレゼンテーション発表するときの補助機能が備わっている
資料を作ってから、発表前に練習ができる準備が行えます。「リハーサル」という機能があるので、プレゼンテーション前の準備がしっかりとできます。どれくらいの時間がかかったのかを記録できるので、リハーサル機能を使いこなしてみましょう。
数値結果をグラフや表で表現することができる
業績のデータなど数値をグラフ・表で表現できます。インパクトに残りやすいだけでなく、直感的に伝わりやすくなるので、積極的にスライドショーに入れるようにしましょう。
見栄えをよくするための補助機能が搭載されている
プレゼンテーション資料には、テンプレートも用意されています。デザインが整っていると見やす句印象にも残りやすいので、資料や内容に合うテーマのデザインを選び作成するようにしましょう。
おすすめのPowerPointを学べる本
おすすめの本を紹介します。
パワポdeデザイン PowerPointっぽさを脱却する新しいアイデア
PowerPointの知られざる「すごさ」をnoteやTwitterで発信している菅新汰さんによる初のデザインブック。従来の資料作成ソフトとしてのパワポっぽさを脱却しながら、おしゃれな表現方法を学ぶことができます。著者の魅力的な作例を通して必要なテクニックを学ぶことで、「こんなのがパワポで作れるの?」と思わず言いたくなるスライド、ポスター、動画、サムネイルなども簡単に作ることができるようになります。
この1冊で伝わる資料を作る! PowerPoint 暗黙のルール ~「わからない」「終わらない」「恥ずかしい」を完全解消!
読み手に伝わる資料作成に欠かせない「暗黙のルール」の数々を、「環境設定」「資料の骨組みを考える」「箇条書き」「表やグラフの作り方」とステップごとに紹介しています。もちろん「グラフ」や「表」の作り方、作業を効率化するショートカット、伝えたい情報によるスライドの型の使い分けなど、PowerPointを扱う上で知っておきたいワザもしっかり網羅しているので、この1冊で資料作りがレベルアップします！
Word・Excel・PowerPointを一度に学べるおすすめの本
Word・Excel・PowerPointの全てを網羅して紹介しているおすすめの本を紹介します。
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2022年最新改訂版! ワード/エクセル/パワーポイント 基本の使い方がぜんぶわかる本 (これだけマスターすれば困らない!)
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これだけでOK! 仕事に使える ワード エクセル パワーポイント (テレワークにも最適!)
初めて使う人でもすぐに使い始められるようにとにかくわかりやすい解説を目指した、「ワード」「エクセル」「パワーポイント」の解説書です。
絶対に知っておきたい基本的な操作方法はもちろん、仕事に役立つ重要なテクニックを一通りマスターできる1冊となっています。
まとめ：Word・Excel・PowerPointの使い方をマスターして仕事を効率的に終わらせましょう。
オフィスワークだけに限らず、Word・Excel・PowerPointのソフトは使えるようにしておく方が無駄な作業を減らせるのでおすすめです。
使いこなしている方でも、進化と共に便利な機能や新機能なども増えているかもしれないので、最新情報を調べてみてはいかがでしょうか。