【Salesforce Tips】商談を使いこなせ!商談のフェーズの選択肢の変更~

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Salesforce の商談オブジェクトをしっかり活用できていますか?

Salesforce に限らず、自社の商談の進捗管理は、事業管理で最も難しい領域のひとつだと考えています。

Salesforce 導入以前のExcel や紙などでの営業管理では、集計表やグラフを作るために、表記の揺らぎを防ぐために商談のフェーズをA/B/C/Dなどの短い文字にするという慣習が多かったように思います。

Salesforce を使うと、フェーズの文字列の統一化、そのフェーズごとに必要な管理項目や入力のレイアウトをカスタマイズする、といったことが簡単にできます。

この記事での商談のフェーズの活用についてぜひ、ご参考にしていただき、Salesforce での商談のKPI向上にお役立てください。

商談のフェーズの定義は難しい…とはいえ

Salesforce に限らず、商談のフェーズの定義はとても難しいです。自社の商材を提供するための商談時に、顧客からヒアリングすべきこと、顧客に伝えるべきことは、各社の各事業によるまさに秘伝のたれ、のようになっており、体系化などできない。

体系化できるなら、自社のビジネスは模倣される可能性が高いということではないか?

そのように考えているビジネスマネージャーの方とたくさんお会いしてきました。

私はSalesforce エンジニア / コンサルタントとしてビジネスしている一方で、モデルとしても活動しています。そのため、ビジネスモデルという言葉は私にこそふさわしい、などと冗談を言いながら、ビジネスモデルについての勉強を日々行っています。

私がビジネスモデルの勉強に使用している本はこちら

さて、Salesforce の商談のフェーズをカスタマイズするにあたり、自社がどのようなビジネスモデルで事業をしているのか、によって管理の方法は異なるかと思います。

・広告
・メーカー
・コンサルティング
・システム開発
・SaaS ベンダー

など、全然ビジネスモデルが異なる場合もあり、一概にこのフェーズで管理するのが正しい、と定義することは困難です。

だからといって、各社それぞれがやりたいようにフェーズを定義したらいいですよ、というのでは活用から遠ざかってしまいます。

この記事では、自社の製品やシステムを有している企業が、法人に向けてシステムの導入を提案する、という形態での商談のフェーズの設定の仕方の例を示します。

商談のフェーズの例

私がコンサルタントとして、Salesforce 活用のお問い合わせをいただき、私自身の事業として商談を管理するとしたらこのようにします。

段階フェーズ名確度(%)
1商談を見極める10
2顧客課題を特定する20
3顧客にとってのメリットを考察する30
4意思決定者の賛成を得る50
5最終金額・条件の合意を得る70
6契約締結に向けての調整をする90
7成約100
8失注0

このようにフェーズを新しく、選択肢を1つずつ設定していきます。

フェーズ名を変更したり、新しいフェーズを追加するには、このような操作を行います。

フェーズの選択肢の更新や、新しい項目の作成といった操作は、システム管理者の権限があるアカウントから、各オブジェクトのタブをクリックしてホーム画面を表示し、「設定」ボタンから「オブジェクトを編集」をクリックすることで、管理することができます。

「オブジェクトを編集」をクリックすると、オブジェクトマネージャ という機能が開かれます。

オブジェクトマネージャ の画面から、項目とリレーションをクリックして、

画面中央にある「フェーズ」をクリックすると、フェーズの選択肢を変更したり、追加や削除ができます。

フェーズの項目の詳細画面から、ページ下のほうにある「新規」をクリックすることで、新しくフェーズを定義することができます。

・フェーズ名
・種別
・確度(このフェーズの商談が複数あった場合、どのくらいの確率で受注できるだろうか)
・売上予測分類

を指定して保存をクリックすることで、商談のフェーズに新しい選択肢を表示できます。

新しい選択肢は、フェーズの最下部に表示されるので、「並び替え」をクリックして選択肢の並び、商談の画面の上部の「パス」の左右の配置を変更することができます。

これまでに設定されていたフェーズの選択肢については、

過去の入力内容をそのまま残して置きたいなら、「無効化」をクリックします。

無効な値は、有効化をクリックすることで、再びフェーズの選択リストに追加することができます。

削除の操作を行うと、削除前に入力されていた項目を、削除後にはどの項目に置き換えるかということを選択します。

新しく管理したいフェーズの選択肢をすべて作成してから、古い項目の削除や無効化を行うと、データの消失を防ぐことができます。

では、先ほど私がおすすめしていたフェーズの選択肢を以下のように順に作成していきましょう

※すべて、セールスプロセスに含めるようにチェックをつけてください

段階フェーズ名種別確度(%)売上予測分類
1商談を見極める進行中10Pipeline
2顧客課題を特定する進行中20Pipeline
3顧客にとってのメリットを考察する進行中30Pipeline
4意思決定者の賛成を得る進行中50Pipeline
5最終金額・条件の合意を得る進行中70Pipeline
6契約締結に向けての調整をする進行中90Pipeline
7成約成立100Closed
8失注不成立0Omitted

このようにフェーズの選択肢を追加できたら、もともとあった選択肢をすべて「無効化

」しましょう。削除ではなく、無効化することで過去の商談について再び振り返った時に、個別にフェーズを更新するという運用を想定しています。

フェーズの選択リストを新規作成、無効化したイメージ

フェーズの作成、無効化が完了すると、商談の画面はこのようになります。

既存のフェーズの値を新しいフェーズの値に置き換えていないため、Kanban には描画されない

商談の詳細画面の パス は、新しいフェーズで更新される。

このように商談のフェーズを上手に活用し、それぞれのフェーズに対して適切な自社の管理項目を割り当てることで、商談の属人性の解消や、KPIの改善に役立てることができます。

まとめ

Salesforce 活用の最大の山場は、商談オブジェクトの活用といえます。商談の活用のための最も近い道は、まずは標準項目、もとから実装されている項目だけでデータを入力してみること。なのですが、商談の中の最も重要な必須入力項目である「フェーズ」の定義の仕方についてはわかりにくいところがあります。

そのフェーズは、どのようなことを確認できていれば次に進めるのか、どのようなことが確認されていないといけないのか、というビジネスの流れも再定義しながらフェーズを活用してください。

フェーズ内(パス)に表示する項目の考察については別記事で行いますので、ぜひそちらもご覧ください。

Salesforce を導入したばかりや、これから導入しようとしている企業で、どのように活用したらいいのか、データの移行に悩んでいる、などありましたら、ぜひお問い合わせフォームからご相談ください。

対応内容や稼働時間などご相談のうえ、お見積もりを作成いたします。

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