【Salesforce Tips】商談リストを一括更新

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こんにちは、普段はSalesforceのシステム管理者をしているnakochiです。

今回は、商談のオブジェクトのレコードをリストから一括で更新する方法を体験していきます。商談を分析する記事で商談に新しく作成したカスタム日付項目の内容を、過去に登録されたすべての商談に対して反映させる、という操作を行っていきます。

すべての商談を表示して編集する

商談だけでなく、様々なオブジェクトに対して新しい入力用の項目を作成したばかりの時は、項目に対して1つもデータが入力されていない状態です。過去に作成した商談レコードにも、新しい管理項目の値を入力する操作を一括で行うために、すべての商談をリスト表示してみましょう。

商談タブをクリックして、最近参照したデータをクリックし、全ての商談をクリックします。

すると、すべての商談、として抽出条件が設定され、表示する項目が定義されているリストが表示されます。

※Kanban ビューとして表示されている場合は、画面右上から、テーブルに表示を切り替えましょう

すると、このようにすべての商談が表示されます。

商談に新しく作成した項目である、

・初回訪問日
・初回訪問社数
・見積送付日
・見積送付社数
・成約日
・成約社数

の項目の表示を追加します。

画面右上の歯車ボタンをクリックして「表示する項目を選択」をクリック

表示する項目を選択 画面の左側から項目を選択して、▶をクリックして右側に移動させることで、指定した項目を表示することができます。

保存をクリックすると、リストに項目が表示されます。

新しく作成した項目では、入力されているレコードが少ないので、一気に過去のデータに入力をします。

列の左端にチェックをつけて、一括でデータを更新できます。

左端のチェックボックスにチェックをつけている状態で、

一気に更新したい列の項目の箇所をダブルクリックすることで、

ダブルクリックをした1行だけのデータを更新するか、

チェックを付けた全てのデータに同じ値で更新するか

ということを指定できます。ここでは、すべてに対して同じ日付項目を更新します。

保存ボタンをクリックすると、更新内容が確定されます。

初回訪問日にデータが入力されたことで、初回訪問社数の数式項目に1.00が自動で表示されます。

同じように、資料送付日、成約日についてもそれぞれ一部のデータに対して一括入力を行い(初回訪問社数>資料送付社数>成約社数 となるように)ましょう。

すると、このようにデータを瞬時に一括で更新することができるようになります。

商談の一括更新まとめ

Salesforce の活用を進めていくと、導入当初では想定していなかった管理項目を新設する、ということや、新たな顧客リストを一括登録し、データに欠損がある、という場合があります。

そのような場合でも、リストの機能を活用することで、瞬時にデータを整えることができ、データを活用した事業管理がすぐにできるようになります。

リストの機能をすいすい使いこなせるように、操作に慣れてみましょう。

Salesforce を導入したばかりや、これから導入しようとしている企業で、どのように活用したらいいのか、データの移行に悩んでいる、などありましたら、ぜひお問い合わせフォームからご相談ください。

対応内容や稼働時間などご相談のうえ、お見積もりを作成いたします。

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