【Salesforce Tips】活動を使いこなせ!活動の件名の選択肢の変更

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Salesforce の活動オブジェクトを使いこなせていますか?取引先に関連した活動、商談に関連した活動、など、様々なオブジェクトに関連して作成できる活動オブジェクト。

活動オブジェクトの特性を理解し、もっと便利に活用できるようにカスタマイズしてみましょう。この記事では活動オブジェクトの件名をカスタマイズする体験をしますので、ぜひご自身の組織での活用にぜひご参考にしてください。

活動オブジェクトとは?

活動オブジェクトはSalesforce のオブジェクトの中でも特殊な標準オブジェクトです。活動オブジェクトには、期日までに処理を完了するべき「ToDo」と、予定した時間帯においてミーティングなどを行う「行動」というデータのタイプがあります。

これらのデータのタイプを使い分けることで、タスク管理や、スケジュール管理、顧客への提案の履歴管理、などを行うことができます。

このように、活動のタイプに応じて適切にデータの種類を変えることで効果的にデータを管理することができます。

活動レコードを作成する場所

活動レコードは、さまざまなオブジェクトの関連リストから作成することができます。

取引先のレコードの画面右側の、「活動」から「新規ToDo」「活動の記録」「新規行動」をクリックして入力画面を出しわけることができます。

この時、ToDo や行動の件名には、オブジェクトマネージャで定義した選択肢からの選択、そしてテキストによる自由入力をすることができます。

Salesforce を導入したばかりの時には、この件名が

となっています。

日本語の環境の初期状態では、

・電話
・Eメール
・資料送付
・見積送付
・その他

のようになっているかと思います。

この件名を編集する操作を体験しましょう。

まずは、ToDo の件名の選択肢を変更します。

画面右上の設定ボタンをクリックして、

「設定」をクリックしてオブジェクトマネージャを開きます。

オブジェクトマネージャから、ToDo をクリック

ToDo のオブジェクトマネージャ画面から、

項目とリレーションをクリックして、

「件名」をクリック

ToDo の件名の入力欄から選択できる選択リストの値を設定します。

・電話
・メール送付
・資料送付
・資料作成タスク
・お問い合せ対応
・訪問準備
・その他

などとしておきましょう。

すでに登録されている選択リストの値は、商談のフェーズの選択リストの値とは異なり、変更して上書きすることができますので、似ているような項目名については更新することができます。

Call→電話
Email→メール送付
Send Letter →資料送付
Other →その他

とし、Send Quote を無効化、

・資料作成タスク
・お問い合せ対応
・訪問準備

を新設しましょう。

件名として表示される項目の順を並び変えるときは、「並び替え」をクリックします。

このような選択リストになったら、取引先などの詳細画面から、作成済みのToDo のレコードを編集して件名部分を確認してみましょう。

すると、このように、件名の入力欄をクリックすると設定した選択リストの値が表示されます。

同じような操作を、オブジェクトマネージャ「行動」から、行動の件名を指定することで、行動の作成画面でも同じように、件名の選択肢を変更することができます。

期日のあるタスクはToDo、日程の決まっているイベントは行動、のデータでそれぞれ管理することで、Salesforce をより便利に使うことができるようになります。

ToDo と行動それぞれの件名としても、完了するまでを管理するべきものか、時間帯での行動を記録するためのものか、ということを意識しながら件名を設定しましょう。

活動オブジェクトまとめ

活動オブジェクトの件名や、その他の項目のカスタマイズ方法はほかのオブジェクトと同じではないので、カスタマイズ方法を覚えて、有効に活用できるようにしましょう。

Salesforce を導入したばかりや、これから導入しようとしている企業で、どのように活用したらいいのか、データの移行に悩んでいる、などありましたら、ぜひお問い合わせフォームからご相談ください。

対応内容や稼働時間などご相談のうえ、お見積もりを作成いたします。

コメント

  1. […] […]

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