【Salesforce Tips】 商談を使いこなせ!Kanban ビューのアイデア紹介~

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Salesforce の商談オブジェクトを活用できていますか?

Salesforce の最新(2021年1月時点)の操作画面、Lightning Experience ではKanban ビューという、商談のフェーズごとに商談をカード表示し、フェーズごとに集計値を求められる便利なKanban ビュー機能があります。

この機能を利用することで、複数の商談を一気に更新する、売上予測や優先度を考察する、などの様々な役に立ちます。

ぜひ、Kanban ビューの設定のための基本操作について理解し、自社のSalesforce の活用にお役立てください。

商談のKanban ビューとは?

Salesforce の商談に限らず、Salesforce 内で管理しているほとんどのオブジェクト(データベース)には、条件を絞った一覧の表示機能があります。これを、リスト機能といいます。

リストの表示は、各オブジェクトのタブをクリックしたときに表示されます。

※タブをクリックしたときに、特別なページを表示させるといったカスタマイズを行っている場合は例外とします。

商談タブをクリックした直後の画面。

商談のホーム画面には、「最近参照したデータ」(デフォルトに設定した)リストが表示されます。

「最近参照したデータ」と書かれたリスト名をクリックして、「すべての商談」をクリックして表示しましょう。

それぞれのリストに対して、表示する項目の列、抽出するための検索条件を指定することができます。

※リストの抽出条件の変更については、別の記事で解説します。

どれかのリストを表示している時、画面右上の「テーブルとして表示」をクリックすると、

表示形式を切り替えるメニューが表示されます。

ここで、「Kanban」をクリックすると、Kanban ビューというモードで表示されます。

※この表示はいつでも切り替えることができます。

すべての商談をKanban ビューで表示すると、

フェーズごとに商談レコードの件数(内の数値)、商談の合計金額が集計されます。

Kanban ビューでは、表示される商談の項目が、リストビューで表示されていた列の項目の左から順、のように表示されます。

初期状態では、

・商談名
・金額
・取引先名
・最終活動日

が表示されています。

この各カードの表示項目を変更したい場合は、

歯車のような設定ボタンから、「表示する項目を選択」をクリックして、

カードに表示させたい項目を、参照可能項目の領域の上のほうに移動させます。

※ここでは、変更しません。

また、フェーズごとにレコードの件数と、金額の合計を集計していますが、

集計する項目を金額ではない別の数値項目にしたい、ということもあります。

そのような時は、

歯車のような設定ボタンから、「Kanban」をクリックして、

集計基準や グループ化単位を変更することで、横軸にまとめる軸や、合計して求める数値の項目を変更できます。

商談のフェーズを一気に更新

このようなKanban ビューで商談レコードを表示すると、フェーズを更新するのがとても楽です。年度が変わったり、長期間対応していなかった商談があった、などのデータを一気にメンテナンスしたいという活用の要望は多くのビジネス管理のシーンで見受けられます。

そのようなときは、商談のカードをクリックしたまま、左右にドラッグアンドドロップすることでフェーズを更新できます。

フェーズを更新すると、更新前、更新後のフェーズに存在する商談の件数や、金額の合計が自動的に、「どぅるるるるっ」っと変わります。

変更寸前のドラッグアンドドロップ中

「どぅるるるる」後の合計金額やレコード件数

このように、Kanban ビューを活用することで、フェーズごとの商談件数を視覚的に理解したり、一括更新したり、戦略を練ることができるようになります。

Kanban で更新できる項目は、「Kanban 設定」のグループ化単位 から指定できます。

フェーズ以外にも更新したいものがあるときには、ぜひKanban 設定から変更してみてください。

まとめ

Salesforce 活用の最大の山場は、商談オブジェクトの活用といえます。商談の活用のための最も近い道は、まずは標準項目、もとから実装されている項目だけでデータを入力してみること。

そして、入力されたデータのフェーズ管理を行い、フェーズごとや事業部全体としての施策の考察をして素早くビジネス戦略を考察できるように操作することです。

ぜひ、商談の便利機能、標準機能をフル活用してSalesforce 活用を成功させてくださいね。

Salesforce を導入したばかりや、これから導入しようとしている企業で、どのように活用したらいいのか、データの移行に悩んでいる、などありましたら、ぜひお問い合わせフォームからご相談ください。

対応内容や稼働時間などご相談のうえ、お見積もりを作成いたします。

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