Salesforce 導入を成功させるためには?~取引先責任者オブジェクトについて理解しよう~

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salesforceのロゴです。

こんにちは、普段はSalesforceのシステム管理者をしているnakochiです。

今回はSalesforce導入を成功させるためのポイントについてお伝えしていきます。

オブジェクト毎に用意しているので、興味のあるところから読み進めていただけると嬉しいです。

取引先責任者オブジェクトとは?

取引先責任者という名称の日本語からは、ある取引先のなかで最も役職や権限の高い(責任の持っている)人、あるいはある取引先に商談を行う際の自社の責任者(担当者)のようにイメージされるかと思います。取引先責任者オブジェクトとは、名刺交換をした相手、やりとりをしたことのある相手すべてを指し、1つの取引先に対して複数の取引先責任者を作成して管理します。

取引先責任者のデータはとても重要で、商談を作成した際に、その商談に関与している人は誰でどのような役割なのか(取引先責任者の役割)を登録したり、活動を行う際、誰に対してアクションを行ったのか(人)を登録するといった場面で現れます。

取引先責任者をSalesforce に作成するときには、取引先責任者に対して取引先を指定するため、新しい取引先を作成してから取引先責任者を作成する、あるいはすでにある取引先を検索して、指定した取引先に対して取引先責任者のデータを登録します。

画像出所:Salesforce Dev Edition の初期設定の取引先の新規作成画面

あなたの所属する会社や、ビジネスでは、商談を行う相手側の担当者さん、契約締結して一緒に事業を行っていく顧客やパートナーの担当者さんのどのような情報を管理しておくと、良好な関係を築けるでしょうか?どのように担当者さんの情報を管理することで、相手にとっても自社にとってもビジネスを成功させられるようにデータを蓄えていくことができるようになるでしょう?

ビジネスを成長させるために必要な、取引先責任者への入力内容を考察して、取引先責任者オブジェクトへのレコード作成を行いましょう。

取引先責任者オブジェクトの使い方

取引先責任者オブジェクトは、新しく名刺交換をしたとき、顧客リストから商談を開始するために電話でアポイントの調整を行ったとき、といった、ビジネス上のアクションをしたときに新しく作成されるのが望ましいです。新しく取引先責任者を登録するためには取引先を指定する必要がありますが、すでに取引先のデータが入力されているかもしれません。

※同じ名前の取引先がすでに登録されていないか、検索バーに会社名などを入力して検索することで、データの重複を防いでデータを作成することの助けになります。

「取引先責任者」タブをクリックしてから、「新規」をクリックすることで新しく取引先責任者を作成できます。すでに作成済みの取引先をクリックして、「関連」から取引先責任者を指定することで、正しく取引先を紐づけることに役立ちます。

画像出所:Salesforce Dev Edition の初期設定の取引先責任者のホーム画面

画像出所:Salesforce Dev Edition の初期設定の取引先責任者の新規作成画面

取引先責任者の画面に入力できる項目が最初から定義されています。

・敬称(英語圏の文化?Mr. Mrs. Prof. Ph.D など)
・姓
・名

※「姓」と「名」を合成して「名前」が表示されます。

こちらに加えて

・取引先名(すでに登録している取引先を参照する)
・役職
・部署
・誕生日
・携帯
・メール

といった入力項目があらかじめ定義されています。

このようにして、最初から表示されている項目のことを「標準項目」といいます。

この標準項目は、Salesforce がこれまでにクラウドで顧客管理システムを私たちや世界中の企業に提供してきたノウハウをもとに提供してくれている項目です。

これらの項目への入力をしっかりおこない、これらの項目の数を超える項目を作成しようとすると、取引先の担当者情報を管理するデータベースとして、簡潔で使いやすいものとはほど遠くなる可能性が高いです。

まず、標準項目への入力をいくつかのデータで行い、不要な表示項目はないか、足りない表示項目はないかを分析することが、取引先責任者オブジェクトの活用の最も近道となります。

取引先責任者オブジェクトのレイアウトの整理

取引先責任者オブジェクトにいくつかデータを作成してみると、この項目は明らかに表示する必要がない、自社としてはこれまでにこの項目でのデータ入力を行ったことがない、というものがあります。例えば、レベルという項目については利用用途がない、という場合。

そういう時は、入力画面(ページレイアウト)から非表示にすることで、入力ページを簡潔にすることができます。

ページレイアウトの編集は、システム管理者の権限があるアカウントから、各オブジェクトのタブをクリックしてホーム画面を表示し、「設定」ボタンから「オブジェクトを編集」をクリックすることで、管理することができます。

「オブジェクトを編集」をクリックすると、オブジェクトマネージャ という機能が開かれます。

このオブジェクトマネージャから、「ページレイアウト」をクリックして、

編集を行いたいページレイアウト名をクリックすると、入力画面に表示させる項目の配置を変更することができます。

※ここでは、Contact Layout をクリック

すると、ページレイアウトを編集する画面が表示されます。

画面中央の白い領域に表示されている項目のうち、表示したくない項目にマウスカーソルを合わせ、右側の「削除」ボタンをクリックすると、ページレイアウトから非表示にすることができます。

※ページレイアウトからの削除を行っても、データベースは存在していて、すでに入力されたデータそのものは残っています。

また、画面中央の上側にある項目名をクリックしたまま、画面下の白い部分にドラッグアンドドロップすると、入力項目を追加することができます。

画面中央の白い部分にある項目をクリックして、項目の配置を移動させたい場所にドラッグアンドドロップすると、項目の配置を変更することができます。

このようにして、まずは標準項目のうち、不要なものを非表示にすること、入力しやすい項目の配置にする、という操作を理解して取引先責任者オブジェクトを改善していきましょう。

取引先責任者オブジェクトの入力項目が足りない?項目を新規作成

ここまで、Salesforce 導入初期状態の取引先オブジェクトの入力項目を見てきましたが、入力の操作を行うとき、「この項目もあってほしいな」というものはなかったでしょうか?

なこちがSalesforce 導入や活用の支援をしている企業では、取引先責任者名に「フリガナ」を入力して管理したい、といった要望がよくあります。

このように、項目が足りない時には、取引先、商談、などのオブジェクトの内容も確認したうえで、項目の追加を行いましょう。

新しい項目の作成は、システム管理者の権限があるアカウントから、各オブジェクトのタブをクリックしてホーム画面を表示し、「設定」ボタンから「オブジェクトを編集」をクリックすることで、管理することができます。

「オブジェクトを編集」をクリックすると、オブジェクトマネージャ という機能が開かれます。

このオブジェクトマネージャから、「項目とリレーション」をクリックして、

画面中央上部の「新規」をクリックすると、新しく項目を作成するための画面が起動します。

データ型の選択 画面に表示されるデータの形式で、新しい項目を作成することができます。

ここでは、取引先責任者名のフリガナを設定するための項目、「フリガナ」というテキスト項目を作成します。

「テキスト」をクリックして、「次へ」をクリック。

詳細を入力画面では、

項目の表示ラベル:フリガナ
文字数:255
項目名:AccountRubyName
※プログラミングで処理を指定するための英語名
説明:省略
ヘルプテキスト:取引先責任者のお名前のフリガナを入力してください。
※入力画面でカーソルを合わせると表示されるヘルプメッセージ

を指定して、次へをクリック。

項目レベルセキュリティ の画面では、どの権限を持つユーザに、新しい項目を編集、表示させるか、という指定をします。

※ここでは、すべての内部ユーザに対して権限を付与しますが、Salesforce で制作して公開しているコミュニティのゲストユーザなどへの権限の設定は行わない、表示させても良い権限についてしっかり確認したうえで設定を行いましょう。

ページレイアウトへの追加 画面では、どのページレイアウトに対して新しい項目を表示させるか、ということを指定します。

レイアウトの指定ができたら、「保存」をクリックすることで新しい項目の作成を完了し、

「保存&新規」をクリックすると、保存後に新しい項目を作成する画面を再び表示します。

取引先責任者に対して項目を追加し、項目をレイアウトに追加すると、このように、レイアウトの下のほうに自動的に入力欄が追加され、指定したヘルプメッセージが表示されます。

項目の配置を、上記で解説しているページレイアウトの編集、を参考に、「姓」「名」のすぐ下に表示するなどして、使いやすい画面を設計、実装しましょう。

まとめ

Salesforce 導入初期には、導入以前に管理していた帳票からのデータ移行を可能な限り早く行いたいと焦りすぎるあまり、取引先や商談オブジェクトに何百項目もデータをとにかく作成してしまうということが起こりがちです。取引先責任者のデータを一気にインポートしたいとき、取引先のデータが何重にも登録されてしまうといったこともよくあります。

Salesforce 以前のツールで行っていた管理は、Salesforce ではないツールを前提として作られたものです。クラウドの顧客管理データベースとしての機能が豊富にあるSalesforce の標準機能を理解したうえで、以前のデータ構造の完全な再現ではなくて、Salesforce のいいところをいかしながら自社のビジネス管理に必要な最小の改善を行うことを意識しましょう。

Salesforce を導入したばかりや、これから導入しようとしている企業で、どのように活用したらいいのか、データの移行に悩んでいる、などありましたら、ぜひお問い合わせフォームからご相談ください。

対応内容や稼働時間などご相談のうえ、お見積もりを作成いたします。

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  1. […] […]

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